ปฏิเสธไม่ได้เลยจริง ๆ ว่าในยุคดิจิทัลแบบนี้ การเปลี่ยนแปลงขององค์กรถือว่ารวดเร็ว และพัฒนาไปไกลแบบก้าวกระโดดมาก ๆ ส่งผลให้บริษัทขนาดเล็กถึงกลางจะต้องปรับตัวตามให้ทัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับระบบการจัดการภายใน!
เพราะเรื่องของเอกสารการทำงานเป็นอะไรที่สำคัญมากต่อระบบการดำเนินงานภายในองค์กรและการติดต่อระว่างคู่ค้า แต่การที่บริษัทบางแห่งยังใช้การพิมพ์เอกสารแบบเดิม ๆ อาจเป็นแนวทางที่ไม่ตอบโจทย์เท่าที่ควร เพราะนอกจากจะเสี่ยงต่อการเสียหาย-สูญหายแล้ว ยังส่งต่อได้ลำบาก ต้องใช้แมสเซนเจอร์จัดส่ง หรือการแฟกซ์ที่ไม่ได้มีใช้ทั่วไปเหมือนแต่ก่อน นี่จึงเป็นที่มาของการเปลี่ยนจากเอกสารแบบเดิม ๆ มาสู่ออนไลน์ เข้าระบบจัดการเอกสารอันเป็นโซลูชันแนวทางใหม่ที่องค์กร 5.0 ต้องให้ความสำคัญ!
ระบบจัดการเอกสาร (DMS) คืออะไร?
ระบบจัดการเอกสาร (DMS) คือ ระบบจัดการเอกสารในลักษณะ Digital แบบครบวงจร ซึ่งหลักในการทำงานของระบบนี้คือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร (Track) ในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
โดยระบบจัดการเอกสาร หรือ Document Management System นี้ถือเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ECM (Enterprise Content Management) ที่ช่วยบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อตอบสนองหลักแนวคิดองค์กรไร้กระดาษ (Paperless) ที่รับผิดชอบต่อสังคมและสิ่งแวดล้อม โดยการใช้ทรัพยากรกระดาษให้น้อยที่สุด นอกจากนี้ยังช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในส่วนของเอกสารลงไป ช่วยจัดการเอกสารให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และปลอดภัย เสริมประสิทธิภาพวางรากฐาน Digital Transformation ให้องค์กรพร้อมเข้าสู่ Digital Workflow ได้อย่างสมบูรณ์แบบ
ประโยชน์ของระบบจัดการเอกสารต่อองค์กร
ช่วยแปลงเอกสารและจัดเก็บแบบดิจิทัล
เพิ่มประสิทธิภาพ Digital Workflow
การเข้าถึงเอกสารและการอนุญาตที่ปลอดภัย